Assistant Manager Procurement

BASIC PURPOSE:

The Procurement AM is responsible for the timely and cost-effective strategic sourcing of

complex goods and services for IT, Marketing, and HR spend categories in accordance with

corporate policies and procedures. This position works closely with the business units regarding

the application and integration of Procurements strategic sourcing process to meet the needs of

internal customer requirements. This individual will be responsible for managing assigned

categories, suppliers, and purchases to meet customer needs.

Utilizing a structured sourcing process, the Procurement AM will handle high dollar category

sourcing, category management and contract negotiations and will work with a broad base of

customers that could include: Procurement, Marketing, HR, Business Development, Finance,

A/P, Product, Legal, IT, Shared Services or other personnel involved in the implementation of

business strategies where sourcing plays a role.

ESSENTIAL FUNCTIONS:

Direct and execute strategic sourcing strategies, best practices, and initiatives that support

improvements in supplier quality, total cost effectiveness, enhanced service levels, improved

coordination, delivery, pricing, lead-times, payment, risk compliance and other areas as identified.

Execute category sourcing strategies including development and execution of RFIs and RFPs, documents bid events through correspondence to suppliers; develops selection criteria and drives the selection of suppliers in collaboration with a cross-functional teams; conducts supplier

negotiations and ongoing supplier management.

Actively seek ways to streamline business processes; researches and provides information on

industry category trends and best practices. Provide procurement input to maximize procurement leverage, optimize project design and minimize project durations and cost.

Develop negotiation strategies, gain alignment from stakeholders, lead cross-functional, category-based negotiation teams, and implementing appropriate supplier risk analysis. Directly negotiate

with suppliers that require a detailed strategic plan and have a direct correlation with companys

operational needs and goals.

Use current spend information/data and business knowledge to identify sourcing projects for

individual subcategories, and developing an overall cost reduction plan. Demonstrates a

comprehensive understanding of business requirements and category ownership by creating and

defending category strategies and decisions with sound analytics.

Develop supplier scorecard to measure supplier performance against agreed upon key

performance indicators; tracks compliance and supports formal management reporting to director and other members of senior management. Benchmark, track, and analyze annual performance

metrics and sourcing trends against budget on a monthly basis to demonstrate continuous

improvement and progress against strategic objectives. Implement supplier management

programs with key suppliers including metrics, performance goals, and improvement initiatives.

Monitor supplier performance to ensure that delivery dates and technical or contractual

requirements are met. Participate in strategic meetings with suppliers and business leaders to

ensure execution of defined strategies. Acts as the internal point of contact for supplier

management and SOX complaint resolution; conducts regular supplier meetings and implements

improvement strategies with suppliers. Creates, nurtures, and enhances supplier relationships.

Manage category performance by adhering to internal Savings goals and reviewing financial

models for commodity type items.  Work with Finance team to establish and monitor Forecast ad Budget.

Drive consolidation of spend and seek out synergies across Business Units where applicable, by

forming and leading cross-functional strategic sourcing teams to develop and implement

category/commodity strategies and to drive cost from individual spend sub-categories.

POSITION SCOPE:

Strong organizational and management skills

Strong interpersonal and supervisory skills

Experience in matrix management organization desirable

Strong presentation skills

Excellent verbal and written communication skills

Proficient in MS Office and MS SharePoint

QUALIFICATIONS:

Bachelors degree in Business, Marketing, Supply Chain Management or related discipline.

5 years of procurement, strategic sourcing and/or purchasing experience

5 years experience sourcing and/or managing HR, Marketing and IT spend categories; previous

consulting experience a plus

Experience in supplier negotiations and developing/executing sourcing strategies

Experience collaborating with internal and external resources to develop strategies that meet

department goals within budget and established timelines

Familiar with Coupa and Oracle software

Intermediate level skill in Microsoft Excel

Intermediate level skill in Microsoft PowerPoint

Intermediate level skill in Microsoft Word

CRITICAL COMPETENCIES FOR SUCCESS:

Business Acumen: In-depth knowledge of the business, industry, external marketplace, and the

ability to conceptually pull together patterns or connections that are not clearly related; ability to

apply insight across a wide range of tactical to strategic issues in order to consistently identify and select the best course of action.

Building People Capability: Commitment to ensuring that the right people are in the right roles

and that individuals feel empowered and supported to reach their potential; provides coaching to

foster the learning of their team members, and likewise plays an active role in acquiring, developing and retaining talent for the larger organization.

Strategic Agility:

Eagerness and ability to learn quickly and leverage a flexible mindset in response

to shifting dynamics, adversity, and/or change; continually pushes oneself, their teams, and their

businesses to learn, to generate new ideas, and (at times) to take needed risks to position the

company favorably in the marketplace.

Disciplined Execution: Orientation towards a process-focused, decisive course of action that will

ensure client/customer needs are met with a high standard of excellence, urgency and predictability; focused on the task at hand in the face of ambiguity, and applies past experiences and expertise to consistently pull through results.

Organizational Collaboration: Ability to partner across organizational lines and work

cooperatively within and outside ones own team in order to best serve client needs and exceed the

expectations of end customers and clients; actively supports key decisions and promote a spirit of

teamwork to demonstrate the commitment to the company.

Assistant Manager Procurement

BASIC PURPOSE:

The Procurement AM is responsible for the timely and cost-effective strategic sourcing of

complex goods and services for IT, Marketing, and HR spend categories in accordance with

corporate policies and procedures. This position works closely with the business units regarding

the application and integration of Procurements strategic sourcing process to meet the needs of

internal customer requirements. This individual will be responsible for managing assigned

categories, suppliers, and purchases to meet customer needs.

Utilizing a structured sourcing process, the Procurement AM will handle high dollar category

sourcing, category management and contract negotiations and will work with a broad base of

customers that could include: Procurement, Marketing, HR, Business Development, Finance,

A/P, Product, Legal, IT, Shared Services or other personnel involved in the implementation of

business strategies where sourcing plays a role.

ESSENTIAL FUNCTIONS:

Direct and execute strategic sourcing strategies, best practices, and initiatives that support

improvements in supplier quality, total cost effectiveness, enhanced service levels, improved

coordination, delivery, pricing, lead-times, payment, risk compliance and other areas as identified.

Execute category sourcing strategies including development and execution of RFIs and RFPs, documents bid events through correspondence to suppliers; develops selection criteria and drives the selection of suppliers in collaboration with a cross-functional teams; conducts supplier

negotiations and ongoing supplier management.

Actively seek ways to streamline business processes; researches and provides information on

industry category trends and best practices. Provide procurement input to maximize procurement leverage, optimize project design and minimize project durations and cost.

Develop negotiation strategies, gain alignment from stakeholders, lead cross-functional, category-based negotiation teams, and implementing appropriate supplier risk analysis. Directly negotiate

with suppliers that require a detailed strategic plan and have a direct correlation with companys

operational needs and goals.

Use current spend information/data and business knowledge to identify sourcing projects for

individual subcategories, and developing an overall cost reduction plan. Demonstrates a

comprehensive understanding of business requirements and category ownership by creating and

defending category strategies and decisions with sound analytics.

Develop supplier scorecard to measure supplier performance against agreed upon key

performance indicators; tracks compliance and supports formal management reporting to director and other members of senior management. Benchmark, track, and analyze annual performance

metrics and sourcing trends against budget on a monthly basis to demonstrate continuous

improvement and progress against strategic objectives. Implement supplier management

programs with key suppliers including metrics, performance goals, and improvement initiatives.

Monitor supplier performance to ensure that delivery dates and technical or contractual

requirements are met. Participate in strategic meetings with suppliers and business leaders to

ensure execution of defined strategies. Acts as the internal point of contact for supplier

management and SOX complaint resolution; conducts regular supplier meetings and implements

improvement strategies with suppliers. Creates, nurtures, and enhances supplier relationships.

Manage category performance by adhering to internal Savings goals and reviewing financial

models for commodity type items.  Work with Finance team to establish and monitor Forecast ad Budget.

Drive consolidation of spend and seek out synergies across Business Units where applicable, by

forming and leading cross-functional strategic sourcing teams to develop and implement

category/commodity strategies and to drive cost from individual spend sub-categories.

POSITION SCOPE:

Strong organizational and management skills

Strong interpersonal and supervisory skills

Experience in matrix management organization desirable

Strong presentation skills

Excellent verbal and written communication skills

Proficient in MS Office and MS SharePoint

QUALIFICATIONS:

Bachelors degree in Business, Marketing, Supply Chain Management or related discipline.

5 years of procurement, strategic sourcing and/or purchasing experience

5 years experience sourcing and/or managing HR, Marketing and IT spend categories; previous

consulting experience a plus

Experience in supplier negotiations and developing/executing sourcing strategies

Experience collaborating with internal and external resources to develop strategies that meet

department goals within budget and established timelines

Familiar with Coupa and Oracle software

Intermediate level skill in Microsoft Excel

Intermediate level skill in Microsoft PowerPoint

Intermediate level skill in Microsoft Word

CRITICAL COMPETENCIES FOR SUCCESS:

Business Acumen: In-depth knowledge of the business, industry, external marketplace, and the

ability to conceptually pull together patterns or connections that are not clearly related; ability to

apply insight across a wide range of tactical to strategic issues in order to consistently identify and select the best course of action.

Building People Capability: Commitment to ensuring that the right people are in the right roles

and that individuals feel empowered and supported to reach their potential; provides coaching to

foster the learning of their team members, and likewise plays an active role in acquiring, developing and retaining talent for the larger organization.

Strategic Agility:

Eagerness and ability to learn quickly and leverage a flexible mindset in response

to shifting dynamics, adversity, and/or change; continually pushes oneself, their teams, and their

businesses to learn, to generate new ideas, and (at times) to take needed risks to position the

company favorably in the marketplace.

Disciplined Execution: Orientation towards a process-focused, decisive course of action that will

ensure client/customer needs are met with a high standard of excellence, urgency and predictability; focused on the task at hand in the face of ambiguity, and applies past experiences and expertise to consistently pull through results.

Organizational Collaboration: Ability to partner across organizational lines and work

cooperatively within and outside ones own team in order to best serve client needs and exceed the

expectations of end customers and clients; actively supports key decisions and promote a spirit of

teamwork to demonstrate the commitment to the company.